A carta chega com o logotipo de um fabricante de software, ou um e-mail de uma empresa de auditoria, pedindo em poucos dias a lista de programas instalados nos seus computadores. A primeira reação costuma ser uma de duas: ignorar ou sair desinstalando tudo. As duas são más ideias.
Este artigo mostra o que fazer nas primeiras 48 horas e como evitar que um pedido de verificação vire um problema maior.
Que tipo de notificação você recebeu?
Na prática, elas aparecem de três formas:
- Auditoria prevista em contrato. Muitos contratos de licença dão ao fabricante o direito de verificar se o uso está de acordo com o que foi contratado. O pedido pode vir do próprio fabricante ou de uma empresa contratada por ele.
- Notificação extrajudicial. Uma carta, em geral de um escritório que representa o fabricante, afirmando que há indícios de uso irregular e propondo uma regularização ou um acordo.
- Medida judicial. Mais rara, mas prevista em lei: a Lei do Software permite vistoria e busca e apreensão antes de uma ação (art. 13 da Lei 9.609/1998).
Antes de qualquer coisa, confirme se a notificação é autêntica. Confira o remetente e fale com o fabricante pelos canais oficiais do site dele, e não pelos contatos da própria mensagem. Golpistas também sabem imitar uma carta séria.
O que diz a lei
No Brasil, o uso de programa de computador é feito por contrato de licença (art. 9º da Lei 9.609/1998). Usar sem licença, ou fora do que ela permite, viola o direito do autor. A lei prevê pena de detenção de seis meses a dois anos ou multa (art. 12) e permite ao fabricante pedir na Justiça que a empresa pare de usar o programa e pague perdas e danos (art. 14).
O valor pode assustar. Em 2016, a Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça manteve a condenação de uma instituição a pagar dez vezes o valor de cada programa usado sem autorização, em um processo movido pelo fabricante (REsp 1.604.029, notícia oficial do STJ). A indenização não se limita ao preço da licença.
Cada caso é um caso, e quem avalia o risco jurídico é o advogado da empresa. Mas o recado é claro: tratar a notificação com seriedade é mais barato do que discutir depois.
O que não fazer
- Não ignore o prazo. O silêncio costuma endurecer a negociação.
- Não saia desinstalando programas. Remover em massa não apaga o uso que já aconteceu, faz a empresa perder a fotografia real do ambiente e pode ser visto como tentativa de esconder evidências.
- Não responda sozinho. Uma resposta apressada, admitindo ou negando, pode comprometer a posição da empresa.
- Não entregue acesso irrestrito ao ambiente sem saber exatamente o escopo da verificação: quais produtos, quais empresas do grupo e qual período.
O que fazer nas primeiras 48 horas
- Leve a notificação ao jurídico e anote o prazo de resposta.
- Reúna as provas de licenciamento: notas fiscais, contratos, comprovantes do portal do fabricante, chaves de ativação e e-mails de compra de revendas autorizadas. Em uma auditoria, vale o que a empresa consegue provar.
- Faça o levantamento técnico sem alterar o ambiente. Saber o que está instalado, em quais computadores e com quais usuários, com registro de data e de quem levantou.
- Compare o levantamento com as licenças. A diferença entre o que existe e o que foi comprado mostra onde está a exposição real, e muitas vezes revela que ela é menor do que a carta sugere.
- Decida o próximo passo com o jurídico: responder, negociar escopo e prazo, regularizar o que for necessário.
Os passos 3 e 4 são técnicos. É onde a TI da empresa, ou um parceiro como a Pulso, entra: levantar, investigar e documentar, sem mexer em nada antes de a empresa decidir. Questões jurídicas e contratuais continuam com o advogado.
Por que isso acontece com empresas sérias
Na maioria das vezes, não é má-fé. É falta de controle: um colaborador que instalou um programa por conta própria, uma versão diferente da contratada, uma licença que venceu e o software continuou no computador, uma área que contratou uma ferramenta sem passar pela TI. Sem inventário, ninguém percebe até a carta chegar.
O problema não é pequeno. O último levantamento global da BSA, entidade que representa fabricantes de software, estimou que 46% dos programas instalados em computadores no Brasil não tinham licença (BSA, 2018).
Depois da auditoria: para não passar por isso de novo
A melhor defesa em uma auditoria é ter a resposta pronta antes da pergunta. Isso se chama gestão de ativos de software (SAM): inventário contínuo, controle de quem pode instalar, alerta quando um programa entra ou sai, documentação das licenças e revisão na admissão e no desligamento de colaboradores.
E vale olhar para o outro lado da conta: o custo das licenças precisa estar no preço do que a empresa vende. Falamos disso em software é custo de produção.
Se a sua empresa recebeu uma notificação ou quer se antecipar a uma, conheça o nosso serviço de compliance de software. Preservamos as evidências e não alteramos o ambiente sem registro, porque transparência técnica protege a empresa.
Perguntas frequentes
Posso ignorar uma notificação de auditoria de software?
Não é recomendável. Muitos contratos de licença preveem o direito de verificação pelo fabricante, e o silêncio costuma levar a uma cobrança maior ou a uma ação judicial. Mesmo que a empresa entenda estar regular, o caminho é responder dentro do prazo, com apoio do jurídico.
Devo desinstalar os programas sem licença assim que receber a notificação?
Não antes de entender a situação e falar com o jurídico. Remover em massa não apaga o uso que já aconteceu, faz a empresa perder a fotografia do ambiente e pode ser interpretado como tentativa de ocultar evidências. Qualquer mudança deve ser planejada e registrada.
Quais documentos provam que o software é licenciado?
Notas fiscais, contratos de licença, comprovantes do portal do fabricante, chaves de ativação vinculadas à empresa e e-mails de compra de revendas autorizadas. Guarde esses documentos em um local central, porque em uma auditoria o que conta é o que a empresa consegue provar.
Quanto pode custar uma irregularidade de software?
Depende do contrato, do fabricante e do caso. Além da regularização das licenças, a Lei do Software prevê ação por perdas e danos, e o Superior Tribunal de Justiça já manteve indenização de dez vezes o valor de cada programa usado sem autorização (REsp 1.604.029). Por isso a prevenção costuma sair muito mais barata.
A Pulso substitui o advogado em uma auditoria?
Não. A Pulso atua no apoio técnico: levanta o ambiente, organiza as evidências e ajuda a planejar a adequação. As decisões jurídicas e a negociação contratual são do jurídico da empresa.
Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica.
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