Compliance de software: descubra os riscos antes de uma auditoria

É manter o uso de software da empresa de acordo com as licenças contratadas e com a lei. Na prática, significa saber o que está instalado, em quais computadores, por quem é usado e se cada programa tem licença compatível com esse uso. Compliance de software não é um projeto que termina: é uma rotina de inventário, controle de instalações e revisão periódica, que reduz o risco de multa, cobrança retroativa e interrupção do trabalho.

É a verificação, feita pelo fabricante ou por uma empresa contratada por ele, de que o uso do software pela sua empresa corresponde ao que foi licenciado. Muitos contratos de licença preveem esse direito de auditoria. O pedido costuma chegar por carta ou e-mail, com prazo para resposta e pedido de informações sobre instalações e usuários. Por isso vale ter o inventário organizado antes de precisar dele.

Software Asset Management, ou gestão de ativos de software, é o conjunto de processos para controlar o ciclo de vida dos programas da empresa: compra, instalação, uso, renovação e remoção. O objetivo é simples: ter certeza de que a empresa usa o que paga, paga pelo que usa e consegue provar isso. Um bom SAM também revela licenças ociosas, o que ajuda a cortar custos.

O primeiro passo é um inventário completo do que está instalado em cada computador, comparado com as licenças e contratos que a empresa tem. Sem inventário, a resposta é um palpite. É comum encontrar programas instalados por colaboradores, versões diferentes das contratadas e softwares que continuam nas máquinas depois do fim da licença. A Pulso faz esse levantamento e entrega um relatório técnico para a empresa decidir o que fazer.

Tecnicamente, pode, se tiver permissão de administrador no computador. E a responsabilidade pelo que está instalado costuma recair sobre a empresa, não sobre o colaborador. Por isso a prevenção passa por três pontos: tirar a permissão de administrador de quem não precisa, ter uma política de instalação clara e monitorar o que é instalado e removido, com alerta para a TI.

Não ignore o prazo e não comece removendo programas ou alterando o ambiente antes de entender a situação. Mudanças sem registro podem prejudicar a empresa. Leve a notificação ao jurídico, reúna contratos e notas fiscais das licenças e procure apoio técnico para levantar e organizar as evidências do ambiente. Questões jurídicas e contratuais devem ser avaliadas pelo jurídico da empresa.

Sim. Atuamos no apoio técnico: levantamento do ambiente, organização das evidências técnicas, investigação de ocorrências e plano de adequação. Quando a empresa autoriza, fazemos a interlocução técnica com o fabricante ou o auditor, sempre junto do jurídico do cliente. A Pulso não é escritório de advocacia nem auditor independente, e não substitui a orientação jurídica.

Com controle contínuo, e não com uma ação pontual. Isso inclui retirar a permissão de administrador de quem não precisa, definir quem aprova novas instalações, monitorar o que entra e sai dos computadores, manter o inventário atualizado e incluir a revisão de software na admissão e no desligamento de colaboradores. Para clientes com contrato de suporte da Pulso, esse monitoramento pode fazer parte do plano.

O inventário responde "o que está instalado e onde". A gestão de licenças responde "temos direito de usar isso desse jeito". São complementares: sem inventário não há como conferir as licenças, e só o inventário não diz se o uso está correto. Juntos, mostram onde a empresa está exposta e onde está pagando por licenças que ninguém usa.

Porque software é ferramenta de trabalho, como máquina, matéria-prima e mão de obra. Se a empresa usa um programa para produzir, o custo da licença faz parte do custo de produção. Quem deixa esse custo de fora parece mais barato no orçamento, mas acumula um risco que costuma aparecer na pior hora, em forma de auditoria ou cobrança retroativa. Com o inventário em mãos, fica fácil precificar o custo real das ferramentas.

O levantamento e o apoio em auditorias são cobrados por hora, e a estimativa de horas é apresentada antes de começar, depois de entendermos o tamanho do ambiente e o objetivo. Para clientes com contrato de suporte da Pulso, o monitoramento contínuo de instalações pode ser incluído no plano. A conversa inicial de 30 minutos, pelo formulário desta página, é gratuita e serve para dimensionar o trabalho.